Przetestuj bezpłatnie rozwiązanie w swojej firmie!
Zobacz, w jakich obszarach możemy Ci pomóc:
Sprawnie złożysz jedno zamówienie na personel do wielu agencji ze stałym podglądem do poziomu realizacji dla każdej ze stron.
Zyskasz bieżący podgląd o poziomie realizacji zamówień. Dzięki temu podejmiesz świadome działania wobec mniej efektywnych pracowników i agencji.
Zamawiający i dostawcy w czasie rzeczywistym reagują na braki pracowników, co zapewnia ciągłość realizacji projektu.
Otrzymasz bieżący podgląd do danych o zarejestrowanym czasie pracy. Każda ze stron uniknie potencjalnych błędów i konieczności ich wyjaśniania przy rozliczeniach.
Planuj i zarządzaj budżetem dla poszczególnych lokalizacji, dzięki czemu nie przekroczysz zaplanowanego budżetu.
Rozliczysz się z agencjami nawet 1-go dnia miesiąca w sprawny i jednolity sposób, eliminując zbędny kontakt mailowy i telefoniczny z agencjami.
30
minut
Po wypełnieniu formularza, skontaktujemy się z Tobą najszybciej, jak to możliwe, aby umówić się na krótkie spotkanie. 30 minut - tylko tyle nam wystarczy, żeby dowiedzieć się, czy Jobel.pro to opcja dla Ciebie. Przeanalizujemy Twoją sytuację i wspólnie ocenimy czy takie rozwiązanie sprawdzi się w twojej firmie!
MAKRO Cash and Carry Polska jest wiodącą na polskim rynku siecią hurtowni, specjalizującą się w obsłudze hoteli, restauracji i firm cateringowych (HoReCa) oraz sektora handlu tradycyjnego (Traders). Klienci profesjonalni korzystają z unikalnego modelu wielokanałowego MAKRO - zakupów w wielkoformatowych halach oraz rozbudowanej usługi dostaw (Food Service Distribution, FSD) - a wszystko to ze wsparciem cyfrowym. MAKRO wspiera również konkurencyjność przedsiębiorców, oferując innowacyjne rozwiązania, specjalnie dostosowane usługi, doradztwo biznesowe oraz programy ESG. Strategia Zrównoważonego Rozwoju jest istotnym filarem działalności firmy.
METRO, globalna sieć, do której należy MAKRO, jest jednym z największych na świecie koncernów handlowych. METRO działa w ponad 30 krajach i zatrudnia ponad 89 000 osób na całym świecie.
Więcej informacji znaleźć można na stronie www.makro.pl
Ja przyznam szczerze, że nie spotkałem jeszcze firmy, z którą współpracowałoby się tak dobrze, tak komfortowo i w tak dobrej atmosferze.
Naprawdę to jest ewenement, który ja sobie bardzo cenię.
Inne cele marki
Wcześniej każdy pracownik dostawał swoją kartę pracy i bezpośredni przełożony dzień po dniu wpisywał jego obecności. To oznaczało, że co miesiąc kilku kierowników w każdej hali MAKRO musiało wypełniać całą dokumentację z kartami pracy. Następnie wypełnione karty trzeba było przekazać do działu HR do dalszych rozliczeń z poszczególnymi APT. Krótko mówiąc - trwało to bardzo długo.
Tak naprawdę od kiedy powierzono mi odpowiedzialność za weryfikację zgodności rozliczeń z zamówieniami, to próbowałem to jakoś organizować poprzez szereg innych narzędzi. Praca ta była częstokroć żmudna i zabierała bardzo dużo cennego czasu. Zarówno mojego jak i specjalistek i kierowników w halach.
Przed współpracą z Jobel.pro czasami zdarzały nam się nie do końca jasne przypadki. W tej chwili jestem spokojny, ponieważ praca jest usystematyzowana , a prawdopodobieństwo nadużycia jest zdecydowanie niskie.
Gdy korzystaliśmy z poprzedniego systemu, obowiązywała zasada, że tylko osoby reprezentujące ten system mogą kontaktować się z agencjami w imieniu MAKRO. To bardzo nam utrudniało przepływ informacji. A im szybszy przepływ informacji między każdą ze stron, tym większe są korzyści czasowe oraz finansowe i lepsze zrozumienie potrzeb.
Przez kilka miesięcy przygotowań do współpracy mieliśmy spotkania projektowe, na których omawialiśmy nasze procesy w MAKRO i to, jak je przystosować do tego co Jobel.pro ma w systemie. W trakcie dyskusji pojawił się również temat kontrolowania wydatków na agencje i budżetów, które były nas absolutnym “must have”. To, co wypracowaliśmy obecnie w praktyce bardzo dobrze się sprawdza - unikamy wszelkich niepoprawnych kombinacji budżetowych i dzięki temu trzymamy nasze koszty pod kontrolą.
Plan i strategia działania
Rozpoznanie
Rozpoznaliśmy oczekiwania, cele i zidentyfikowaliśmy największe wyzwania.
Rozpoczynając współpracę z Jobel.pro, mieliśmy dobrze rozpracowane, jakie mamy oczekiwania. Bardzo ważna była dla nas np. kwestia budżetowania, która została przygotowana we współpracy z nami. I funkcjonuje to znakomicie! W tej chwili mam pewność, że nad wszystkimi kosztami panuje.
Analiza
Określiliśmy przestrzenie, w których możemy wspólnie wprowadzić konkretne optymalizacje.
Próbowałem policzyć, ile tak naprawdę czasu musieliśmy poświęcać na różnych stanowiskach, żeby to wszystko ręcznie, bez pomocy Jobel.pro porozliczać. I z moich oszacowań wynika, że każda hala - miesięcznie - mogła zaoszczędzić od pół do jednego etatu. Przy 29 halach, to ta oszczędność w skali firmy staje się niemała! Dużą bolączką dla działu księgowości i dla mnie była kwestia raportowania i fakturowania. W Joblu są gotowe raporty, które były uzgodnione wcześniej według naszych potrzeb i obecnie po prostu ja i inni korzystamy, pobieramy sobie raporty wtedy kiedy tylko potrzebujemy.
Planowanie
Zaplanowaliśmy kompleksowy przebieg wdrożenia.
Moja ocena wdrożenia nowego systemu pracy z Jobel.pro jest bardzo pozytywna. Organizacyjnie byliśmy naprawdę bardzo sprawni, bo zrobiliśmy cykle szkoleniowe dla różnych grup użytkowników w halach. Grupy szkoleniowe zostały utworzone według regionów hal i podzielone na etapy, aby nie wszystko naraz zostało wprowadzone. Dostaliśmy cały pakiet materiałów szkoleniowych, a szkolenia na żywo były także nagrywane, więc każdy mógł sobie wygodnie wrócić do interesujących go materiałów lub wątków. Na tym etapie bardzo pomagał nam również “helpdesk” w osobie Pana Jakuba z działu operacyjnego w Jobel.pro. Jeżeli ktokolwiek miał problem z obsługą nowego systemu, brakowało mu wiedzy, pewności prawidłowego działania, to zawsze można było liczyć na Pana Jakuba - była nam udzielona pomoc, cierpliwe wyjaśnienia, naprowadzenie, rozwiązania. Jednym zdaniem - duża otwartość na wsparcie ze strony firmy.
Realizacja
Przeszliśmy do działania!
To już rok, od kiedy współpracujemy, i można śmiało powiedzieć, że jakość naszej pracy w tej chwili - mojej jak i koleżanek, które na poziomie centrali zarządzają projektem - jest absolutnie inna. Ale rozmawiałem też z koleżankami pracującymi na konkretnych halach. I usłyszałem:
- jesteśmy w zupełnie innym świecie w tej chwili, mamy pełną przejrzystość, kontrolę. Wszystko jest w jednym systemie, jest proste.
Zmiany i efekty
Uprościliśmy budżetowanie, na którym szczególnie zależało naszemu klientowi
Przyjazną i poręczną funkcją jest to, że nie muszę od początku wpisywać za każdym razem miesięcznego budżetu, tylko robię sobie kopię wszystkich warunków z poprzedniego miesiąca. Zmieniam tylko kilka parametrów, znaczników i robię zapis. Poświęcam godzinę i wszystkie budżety są gotowe do składania zamówień.
Ułatwiliśmy kontakt z agencjami pracy, generując spore oszczędności czasowe oraz finansowe
Po zmianie platformy na Jobel.pro osoby z centrali dają nam sygnały, że są obecnie mniej zaangażowane w obsługę pracy tymczasowej, i jest to dla nich duże odciążenie. Sporo także zaoszczędziliśmy np. na wprowadzeniu rejestracji przerw, czy weryfikacji statusów ubezpieczeniowych pracowników.
Zaproponowaliśmy współpracę z agencją partnerską, co przełożyło się na lepsze wyniki w wysokim sezonie
Bardzo dobrym rozwiązaniem jest współpraca z agencją partnerską. Hale bardzo sobie ją chwalą! Na początku podchodziły do tego z pewną nieufnością. Teraz doceniają jakość pracowników, których agencja przysyła. Jak co roku, niektóre hale pracują w cyklu sezonowym mają zdecydowanie większe potrzeby zatrudnieniowe w okresie letnim, co związane jest z dużym natężeniem ruchu turystycznego. Jak już jest pełnia sezonu, to czasami trudno znaleźć pracownika. Ale jeśli obecnie potrzebujemy pracowników na kolejnych kilka miesięcy, to nie czekamy do tego, aż się zbliży następny miesiąc budżetowy, tylko wyprzedzająco uzgadniamy z halami potrzeby i na kilka miesięcy do przodu, na przykład do końca sierpnia mają te hale pozakładane budżety w Jobel.pro. Więc jeżeli hale mają już ludzi takich, którzy są sprawdzeni, efektywni i chcą ich zatrzymać, to mogą od razu zrobić umowy na kolejne miesiące. Ci ludzie także mają wtedy gwarancję, że mają zapewnioną pracę na dłuższy czas. A my w ten sposób zatrzymujemy dobrych, lojalnych i znających specyfikę pracy w MAKRO pracowników.
Wyeliminowaliśmy nieścisłości i dodatkowe koszty związane z ręcznym wypełnianiem grafików, kart pracy oraz rozliczeń.
Oczywiście przed Jobel.pro również były sposoby na to, żeby w jakiś sposób unikać nieścisłości - w przypadku wątpliwości najczęściej prosiłem halę o przesyłanie szczegółowych kart pracy, rozliczeń i karta po karcie weryfikowałem zgodność z rozliczeniami. To również generowało dodatkowy koszt obsługi, bo jeżeli coś mi się nie zgadzało, to musieliśmy wraz z halami poświęcić temu czas. Teraz mogę wszystko po prostu prześledzić w systemie i szybko namierzyć i wyjaśnić nietypowe, budzące podejrzenia sytuacje.
Garść informacji technicznych
Najważniejsze funkcje, z których na co dzień korzysta MAKRO:
- Budżetowanie zamówień
- Dashboard obecności i realizacji
- Moduł zamówień
- Moduł RCP
- Potwierdzanie czasu pracy
- Moduł rozliczeń z dostawcami
- Raportowanie
- Moduł pracowniczy
Liczba lokalizacji, na których MAKRO współdziała z Jobel.pro:
29
Rok wdrożenia:
2023
Jeśli komukolwiek miałbym poradzić coś na wdrożenie takiego rozwiązania, to powiedziałbym, że trzeba znać pewne standardy, do których chce się dążyć - własne cele i oczekiwania.
